Tại sao việc kiểm soát thuật ngữ lại quan trọng trong thư tín xuất khẩu
Thư từ xuất khẩu thường thất bại vì cách diễn đạt hơn là vì giá cả. Một điều khoản được sử dụng một cách lỏng lẻo, Incoterm sai, biểu thức thanh toán không rõ ràng hoặc ngày giao hàng được báo giá mà không có cơ sở xác định, có thể trở thành tranh chấp vài tuần sau đó sau khi hàng hóa đã lên đường. Một nhà xuất khẩu ống thép làm việc với vốn từ vựng tiêu chuẩn của thương mại quốc tế sẽ loại bỏ sự mơ hồ đó và đồng thời rút ngắn chu trình đàm phán.
Các điều khoản dưới đây bao gồm bốn lĩnh vực gây ra hầu hết mọi bất đồng: điều khoản giao hàng, ngôn ngữ về giá, điều khoản thanh toán và tài liệu.
Incoterms và điều kiện giao hàng
Incoterms được Phòng Thương mại Quốc tế xuất bản và sửa đổi định kỳ; phiên bản 2020 là tài liệu tham khảo hiện tại. Chúng xác định bên nào sắp xếp và thanh toán cho từng giai đoạn vận chuyển và quan trọng nhất là điểm chính xác mà tại đó rủi ro được chuyển từ người bán sang người mua. Trong buôn bán ống thép và phụ kiện đường ống, các thuật ngữ được sử dụng thường xuyên nhất như sau.
| Thuật ngữ | Ý nghĩa trong nháy mắt | Nó được sử dụng ở đâu |
|---|---|---|
| EXW | Giao hàng tận nơi: bên mua thu tại cơ sở bên bán | Người mua có kinh nghiệm với người giao nhận vận tải riêng của họ |
| FCA | Người vận chuyển miễn phí: người bán giao hàng cho người vận chuyển do người mua chỉ định | Vận chuyển container và đa phương thức |
| FOB | Giao hàng lên tàu: rủi ro được chuyển giao khi hàng hóa được xếp lên tàu tại cảng nêu tên | vận chuyển đường ống số lượng lớn và số lượng lớn-bằng đường biển |
| CFR | Chi phí và cước vận chuyển: người bán thanh toán cước vận chuyển đến cảng đích | Trường hợp người mua muốn người bán sắp xếp việc vận chuyển |
| CIF | Chi phí, bảo hiểm và cước vận chuyển: như CFR, có bảo hiểm hàng hải | Phổ biến trong việc mua-thị trường đường ống đang phát triển |
| DAP | Giao hàng tận nơi: người bán giao hàng đến địa điểm chỉ định | Dự án giao hàng đến địa điểm hoặc nhà kho |
Theo điều kiện FOB, CFR và CIF, rủi ro sẽ chuyển đi khi hàng hóa được xếp lên tàu, mặc dù người bán thanh toán cước vận chuyển theo hai điều kiện cuối cùng. Cảng hoặc địa điểm được nêu tên phải luôn được ghi vào tin nhắn, vì thuật ngữ này sẽ không đầy đủ nếu không có nó. Khi một thuật ngữ được sử dụng trong báo giá, nó cũng phải nêu rõ ai chịu trách nhiệm xếp hàng, chằng buộc và cố định hàng hóa.
Ngôn ngữ báo giá và giá
Báo giá hoặc bảng giá là tài liệu mở đầu tiêu chuẩn; nó phải nêu rõ loại tiền tệ, đơn vị bán hàng, điều kiện Incoterm và thời hạn hiệu lực.
Một đề nghị chắc chắn ấn định giá trong thời hạn hiệu lực đã nêu. Một đề nghị phải được xác nhận lần cuối sẽ khiến người bán phải điều chỉnh trước khi hợp đồng được hình thành.
Những từ như cạnh tranh, hợp lý hoặc giá thấp nhất có thể có sức thuyết phục nhưng không mang tính hợp đồng. Các số liệu ràng buộc thuộc về chính ưu đãi đó.
Nêu rõ giá là tính theo tấn, theo mét hay theo kiện và có bao gồm việc đóng gói, đánh dấu, đóng gói và bốc hàng hay không.
Phân biệt giá hợp lệ cho một lô hàng với giá hợp lệ trong một khoảng thời gian và nêu rõ cơ sở số lượng để tính giá.
Khi áp dụng phụ phí hợp kim hoặc phụ phí cước vận chuyển, hãy nêu rõ cơ sở của chúng và cách điều chỉnh chúng.
Điều khoản thanh toán
| Viết tắt | Toàn thời hạn | Ý nghĩa thực tiễn |
|---|---|---|
| T/T | Chuyển điện | Chuyển khoản từ ngân hàng này sang ngân hàng khác, thường là tiền gửi có số dư so với chứng từ |
| L/C | Thư tín dụng | Ngân hàng cam kết thanh toán theo các chứng từ hợp lệ |
| D/P | Chứng từ phản đối thanh toán | Ngân hàng của người mua chỉ phát hành chứng từ thanh toán |
| D/A | Tài liệu chống lại sự chấp nhận | Chứng từ được phát hành theo hối phiếu đòi nợ, thanh toán khi đáo hạn |
| O/A | Mở tài khoản | Hàng hóa được vận chuyển và lập hóa đơn, thanh toán vào một ngày đã thỏa thuận trong tương lai |
Thư tín dụng phải luôn nêu rõ liệu nó có được trả ngay hay đã được sử dụng, và liệu nó có thể hủy ngang và được xác nhận hay không, bởi vì những thuộc tính đó xác định thời điểm và mức độ chắc chắn mà người bán được thanh toán. Danh sách các tài liệu được yêu cầu theo tín dụng và dung sai về số lượng và số lượng phải được kiểm tra dựa trên những gì nhà máy thực sự có thể phát hành trước khi tín dụng được chấp nhận.
Thuật ngữ đặt hàng, đóng gói và vận chuyển
P/I, hóa đơn chiếu lệ, đưa ra các thông số kỹ thuật, số lượng, giá cả và các điều khoản đã thỏa thuận trước khi đặt hàng.
MOQ, số lượng đặt hàng tối thiểu, cho biết số lượng nhỏ nhất mà người bán sẽ chấp nhận ở một mức giá nhất định.
ETD và ETA là thời gian khởi hành và đến dự kiến; chúng chỉ là ước tính và không nên được viết dưới dạng đảm bảo.
B/L, vận đơn, kết hợp biên nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển và chứng từ sở hữu.
Danh sách đóng gói, phiếu cân nặng và danh sách đo lường hỗ trợ hóa đơn và cho phép người mua xác minh việc giao hàng khi đến nơi.
C/O, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy chứng nhận hiệp định thương mại tự do tương ứng cho phép được hưởng ưu đãi thuế khi đáp ứng các quy tắc xuất xứ.
Điều khoản về chất lượng, kiểm tra và tài liệu
Người mua ống thép mong đợi bằng chứng tài liệu về chất lượng. Giấy chứng nhận kiểm tra nhà máy theo EN 10204 là tài liệu cốt lõi. Loại 3.1 do đại diện kiểm tra của nhà sản xuất cấp, độc lập với bộ phận sản xuất, còn loại 3.2 do cơ quan kiểm tra độc lập do người mua chỉ định cấp. Giấy chứng nhận nêu rõ cấp độ, chỉ số nhiệt, thành phần hóa học và tính chất cơ học, cùng với các thử nghiệm đã thực hiện và kết quả thu được.
Các điều khoản định kỳ khác bao gồm-sự kiểm tra của bên thứ ba, trong đó một cơ quan độc lập chứng kiến hoặc thực hiện các cuộc kiểm tra; -kiểm tra trước khi giao hàng, được thực hiện trước khi gửi đi; buổi kiểm tra nhân chứng, trong đó người mua hoặc đại diện của họ tham dự buổi kiểm tra; và số nhiệt, số nhận dạng liên kết đường ống đã hoàn thiện với vật đúc mà nó được sản xuất. Các yêu cầu về dung sai, đánh dấu và lớp phủ được trích dẫn tốt nhất bằng cách tham khảo tiêu chuẩn sản phẩm thay vì được mô tả một cách lỏng lẻo bằng văn xuôi.
Điểm phong cách ngăn ngừa tranh chấp
Giữ tin nhắn ngắn gọn và cung cấp cho mỗi tin nhắn một chủ đề duy nhất, với hành động cần thiết được nêu rõ ràng.
Lặp lại các số liệu chính, đó là loại, kích thước, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng và thời hạn thanh toán, theo cùng một thứ tự trong mỗi tin nhắn.
Xác nhận bất cứ điều gì đã thỏa thuận bằng lời nói bằng văn bản trước khi nó có hiệu lực.
Tránh những thành ngữ, câu nói đùa và từ viết tắt không chuẩn mực trong thương mại.
Viết ngày tháng có đánh vần rõ ràng để ngày và tháng không bị nhầm lẫn.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Incoterm nào phổ biến nhất trong xuất khẩu ống thép?
FOB là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi nhất cho các chuyến hàng-hàng rời và hàng rời vì nó cho phép người mua kiểm soát cước vận chuyển đường biển và bảo hiểm. CIF và CFR cũng phổ biến khi người mua muốn người bán sắp xếp việc vận chuyển.
Hỏi: L/C trả ngay và L/C sử dụng khác nhau thế nào?
L/C trả ngay sẽ được thanh toán ngay khi các chứng từ phù hợp được xuất trình, trong khi L/C sử dụng sẽ được thanh toán vào một ngày xác định trong tương lai, chẳng hạn như 60 hoặc 90 ngày sau ngày vận đơn. Sự lựa chọn ảnh hưởng đến dòng tiền của người bán và mức giá mà người bán sẵn sàng đưa ra.
Hỏi: Giấy chứng nhận kiểm tra nhà máy theo EN 10204 loại 3.1 chứa những gì?
Nó nêu rõ cấp độ, chỉ số nhiệt, thành phần hóa học và tính chất cơ học của vật liệu cùng với các thử nghiệm được thực hiện và kết quả của chúng và được cấp bởi đại diện kiểm tra của nhà sản xuất, người độc lập với bộ phận sản xuất.
Hỏi: Sự khác biệt giữa hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn chiếu lệ được phát hành trước khi đặt hàng và đưa ra các thông số kỹ thuật, số lượng, giá cả và các điều khoản được đề xuất để người mua có thể sắp xếp thanh toán hoặc mở thư tín dụng. Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi vận chuyển và là cơ sở để khai báo hải quan và yêu cầu thanh toán.
Hỏi: Tại sao các yêu cầu về đóng gói và đánh dấu phải được ghi vào đơn hàng?
Bởi vì đường ống nặng, dài và dễ bị hư hỏng, và bởi vì việc đánh dấu bó hàng là thứ cho phép người mua đối chiếu việc giao hàng với danh sách đóng gói và giấy chứng nhận. Tất cả các biện pháp bảo vệ cuối, phương pháp đóng gói, điểm nâng và nội dung đánh dấu đều phải được thống nhất trước khi sản xuất.
Hỏi: Ngày giao hàng nên được thể hiện như thế nào?
Là thời gian khởi hành dự kiến hoặc thời hạn giao hàng gắn liền với việc nhận tiền đặt cọc hoặc thư tín dụng được chấp nhận và có ghi rõ tháng. Nếu một ngày phải là một cam kết chứ không phải là một ước tính, hãy nêu rõ điều kiện mà nó phụ thuộc vào.
